Ofis otomasyonu, ofis ve bilgisayar terimlerinden oluşan bir kısaltmadır. Dolayısıyla konsept, bir ofiste yer alan iletişim ve süreçlerin otomasyonu anlamına gelir.

Ofis otomasyonu, günlük görevleri yerine getirmek ve hedeflerinize ulaşmak için bir ofiste ihtiyaç duyulan bilgileri dijital olarak oluşturmanızı, yönetmenizi, saklamanızı ve iletmenizi sağlayan bir donanım ve yazılım kombinasyonu ile gerçekleştirilir.

Örneğin: ofis otomasyonu, bir memurun işlemlerinizi kolaylaştıran elektronik tabloları kullanarak şirketinizin dengelerini dijital bir dosyada almasına izin verir. Bu dosya bir bilgisayarda saklanabilir, yazdırılabilir veya İnternet üzerinden gönderilebilir.

Ofis yapısı genellikle yerel bir alan ağı tarafından bağlanan ve aynı zamanda Web bağlantısı olan bilgisayarlar ve çevre birimlerden (yazıcı ve tarayıcı gibi) oluşur. Telefonlar ve faks makineleri de ofisin bir parçasıdır.

Ofis otomasyonunun amacı, kısaca, bir ofisteki olağan görevlerin otomasyonu ve optimizasyonudur. Daha önce, haberleşme yazımı gibi daha önce manuel olarak gerçekleştirilen birçok etkinlik, teknoloji sayesinde artık kolaylaştırılmıştır. Ofis otomasyonu zaman kazandırır ve bu nedenle ofislerin karlılığını arttırır.

Sonunda, ofislerde yaygın olarak kullanılan bilgisayar programlarının toplanmasıyla ofis paketi olarak bilinir. Bu süitler genellikle kelime işlemcisi, elektronik tablo, veritabanı yönetimi, e-posta istemcisi, takvim ve slayt veya slayt yöneticisini içerir.