Dosya, en uzaktaki kaynağı Yunanca olmasına rağmen "hakimlerin ikametgahı" olarak çevrilebilmesine rağmen, Latin arşivinden gelmektedir. Bu terim, bir toplumun, bir kurumun veya bir kişinin kendi faaliyetleri ve işlevleri çerçevesinde geliştirdiği sıralı belge kümesini adlandırmak için kullanılır.
Örneğin: "Sözleşmeyi imzaladığımızı hatırlamıyorum: dosyayı onaylamak için kullanacağım", "Yapıksız bir kariyerim var, sadece dosyaya gidip kendin kontrol etmelisin", "Bu gazeteci dosyayı daha fazla tuttuğu için tanınıyor Uruguay sineması hakkında önemli . "
Bir kuruluş için önemli belgelerin bulunduğu yer aynı zamanda dosya adıyla da bilinir: "Ulusun Genel Arşivi, ulusal tarihin değerli bir ifadesi olan binlerce metni korur", " Arşivinde daha fazla bilgi bulabilirsiniz. Kongre ", " Tiyatronun arşivindeki bir yangın, en ünlü eserlerin orijinal senaryolarını yok ediyor " .
Birkaç on yıl önce, arşivler tamamen fizikseldi; çünkü onları dijital olarak depolamak için gerekli teknoloji yoktu; Şirketler belgelerine veritabanlarına girmeye başlamadan önce, zamanın bozulmasına karşı yararsızca mücadele ederek, kutu ve klasörlerin tutulduğu yüksek raflarla dolu muazzam depolara sahiplerdi.
Bu sayısallaştırma süreci boyunca birçok şirket, daha sonra mantarlar tarafından doldurulan ve böcekler tarafından yok edilen maddenin parçalanmasını üreten nemin etkisinden dolayı dosyalarının bir kısmını kaybettiklerini keşfetti. Öte yandan, kullanılan mürekkebin türüne bağlı olarak, bazı eski belgeler pratik olarak okunaksız hale gelme noktasına kadar netlik kaybı gösterebilir.
Farklı nedenlerden ötürü, belirli kitap ve belgelerin, fiziksel formatta korunmalarını gerektiren tarihi bir değere sahip olduklarından, dijital bir sürümle değiştirilemeyeceklerini söylemeye değer . Bununla birlikte, içeriğinin bir bilgisayara geçirilmesinin yanı sıra, üç boyutlu olarak görselleştirilen taramasının bozulmasını azaltmak ve insanların istedikleri kadar gözden geçirmelerini ve gözlemlemelerini sağlamak için idealdir.
Dosyalamanın eylemi ve etkisi (belgeleri kaydetme, bir davayı feshetme) dosya olarak belirtilebilir: "Sekreter belgeleri sunmuş, bu yüzden dosyalamaya devam edeceğim", "Mağdurun ailesi mahkemede öfkeli dava dosyasını sipariş etti . "
Bilgi teknolojisi alanında, bir dosya bir bilgisayarda veya başka bir cihazda depolanabilen bir dijital bilgi kümesidir : "Lütfen, Ruben'i bana almadığımdan bu dosyayı e-postayla tekrar göndermesini isteyin", "Çok ağır bir dosya: indirmesi uzun zaman alacak . "
Her içerik türü genellikle ihtiyaçlarınızı karşılayan farklı türde bir dosya gerektirir: bir metin, bir görüntü veya video ile aynı şekilde depolanmaz. Ancak, her sınıfın içerisinde genellikle diskte yerleştikleri alanı etkileyen farklı alternatifler de vardır; Bunun nedeni, bilgisayar biliminin, insanların fikirleri olan bir görevi yerine getirmek için çok fazla seçenek sunması ve her bilgiyi daha verimli bir şekilde kaydetmek ve yüklemek için bir yöntem olduğunda, dosyaların boyutu azalır.
Öte yandan, dosyaları sıkıştırabilecek araçlar var; En çok bilinenleri arasında WinRAR, WinZIP ve 7-ZIP. Yardımıyla, bazı belgelerin boyutlarını önemli ölçüde azaltmak mümkündür, ancak bazı durumlarda, hali hazırda optimize edilmiş yüksek çözünürlüklü videolar ve görüntüler gibi, bunlar çok etkili değildir.