Bir satınalma siparişi veya sipariş notu, bir alıcının belirli ürünleri talep etmek için satıcıya teslim ettiği bir belgedir . Satın alınacak miktarı, ürünün türünü, fiyatı, ödeme koşullarını ve ticari operasyon için diğer önemli verileri ayrıntılandırır.

Örneğin: "Juana, Martinez'den satın alma siparişini al ve bir saat içinde alınacak siparişi hazırla" ", " Bir satınalma siparişi 5.000 dolar değerine yeni geldi ", " Ne olduğunu anlamadım: şirket bana hiçbir zaman satınalma siparişi almadıklarını söyledi . "

Genel olarak, satınalma siparişi, verildiği yer ve tarih, alıcı ve satıcının adı ve adresi, vergi bilgileri, sipariş edilen malların detayları ile ödeme ve teslimat koşullarından bahseder. Bu belgenin bir fatura olarak geçerli olmadığını açıklığa kavuşturmak önemlidir.

Satın alma siparişinde en az bir kopya var, çünkü alıcı kopyayı korurken orijinali satıcıya teslim edilir. Bu şekilde, her ikisi de belirtilecek olan işlemin kanıtına sahiptir: alıcı, hangi malları istediğini göstermek için; satıcı, siparişi hazırlamak ve faturalandırma işlemini başlatmak için.

Kısacası, satınalma siparişinin belirli ürünler için belirli bir fiyatta ve belirli ödeme ve teslimat koşullarında yazılı bir talep olduğu söylenebilir. Alıcının, mal alımı için bir fatura ile ibraz edilmesine izin vermesi bir yetkilendirmedir .

İhracı kesin olarak iptal edene kadar geçerliliği sürene açık alım emri olarak bilinir. Bunun, söz konusu varlığın artık mevcut olmaması veya piyasa fiyatının sözleşmenin başında belirlenen bir limiti aştığı gibi belirli nedenlerle de olabileceği belirtilmelidir. Açık satınalma siparişi kullanmak, bazıları aşağıda açıklanmış olan işletmelere çeşitli avantajlar sunar:

* Her şeyden önce, satınalma siparişi, çalışanların uygun stok seviyelerini hesaplamalarını kolaylaştırırken, yeni bir tedarik siparişi verilmesi gerektiğinde daha kesin bir şekilde tespit etmelerine yardımcı olur. Alıcının tarafında, tam zamanında envanter gibi tasarruf önlemlerinin kullanılmasıyla daha verimli bir maliyet kontrolü elde etmenizi sağlar;

* Tedarikçiler, rakiplerin teklif sayesinde bir işte eşit fırsatlara sahip olup olmadığını öğrenebilirler. Rekabet ne kadar fazla olursa alıcı için fiyatların o kadar uygun olacağını hatırlamak önemlidir. Buna ek olarak, bu, müzakerelerde daha fazla güç ile etkilemesi, onun için daha uygun sözleşmeler alması için kendisine açılan kapıları açar;

* Açık alım emrinin fiyatlarının belli bir süre boyunca sabit kalması durumunda, bu potansiyel enflasyonla mücadeleye hizmet eder;

* Temel noktalardan biri, bu tür bir siparişin tedarikçilere ve alıcılara söz konusu hizmet ve malların maliyeti hakkında sağladığı kesinliğidir . Her iki taraf için de huzur, fiyat, miktar, ödeme koşulları ve teslimat koşullarına ilişkin bir dizi garanti vardır;

* tedarikçilere periyodik olarak belirli bir gelir elde edecekleri güvencesini verir;

* Sipariş önemli bir büyüklüğe sahipse ve alıcı önemli bir şirket ise, satıcı açık bir satın alma siparişini bir kredi limiti oluşturmak için kullanabilir;

* Satın alma işlemi açık sırayla kodlandığından, sipariş vermede gereken süreyi azaltır, bu da alıcıların bu süreyi diğer konular için kullanmasına olanak tanır.