Mutabakat, "hatırlanacak şey" anlamına gelen Latince bir kelimedir. İspanya Kraliyet Akademisi'ne (RAE) göre, kavramın birçok tanımı ve kullanımı var.

Bir mutabakat, temel kabulünde, belirli bir konu veya eylem için dikkate alınması gereken bir şeyi ortaya koyan bir rapordur . Ayrıca, bir kişinin hatırlaması gereken şeylerin listelendiği bir defter veya defter olabilir.

Diplomatik dünyada, bir mutabakat, en önemli konularda dikkate alınması gereken gerçekleri ve sebepleri özetleyen, bellekten ve nottan daha az önemsiz bir iletişimdir. Genellikle diplomatik not imzalanmadı.

Son olarak, RAE ayrıca bir mutabakatın aynı kurum veya ofis içindeki bir kişiye, hatta bir banka dekontuna el ile gönderilen bir notu gösterebileceğini de açıklar.

Doğru kelime bir mutabakat olmasına rağmen, şu anda genellikle orijinal kelimenin çoğunun bir türevi olan ( mutabakat ) mutabakat ile değiştirilir .

Öte yandan, memorandum terimi genellikle ofis ile eşanlamlı olarak kullanılır. Yetkililerin kullandığı resmi veya protokol niteliğinde bir belge veya yazılı iletişimdir . İşlevi en yüksek idari organlarla ilişki kurmaktır.

Bu tür bir ofis, teklifleri, sorguları, siparişleri ve raporları iletmek için kullanılır. Aynı zamanda diğerlerinin yanı sıra davet, tebrik, işbirliği ve şükran işlevlerini yerine getirir. Büro, antetli kağıt, numaralandırma, konu, referans ve yapı gibi önceden belirlenmiş birçok parçaya sahiptir.